¿Qué es la Unidad de Correspondencia y que norma lo rige?

¿Qué es la Unidad de Correspondencia y que norma lo rige?

La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios de la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de ...

¿Dónde deben quedar la unidad de correspondencia?

Las entidades que deben establecer la unidad de correspondencia son las públicas y privadas con funciones públicas con el fin de establecer pautas para la administración de las comunicaciones oficiales, también para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por éstas y contribuir al desarrollo del programa de ...2/07/2014

¿Qué es un número consecutivo de correspondencia?

Es el proceso mediante el cual la entidad le asigna un número consecutivo a los oficios dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.

¿Como debe ser la numeración para radicar los documentos recibidos?

El número de radicación debe asignarse en estricto orden de recepción de los documentos, por lo que no deben haber números repetidos, enmendados, corregidos o tachados. Al comenzar cada año se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno.

¿Qué sucede cuando recibimos un documento sin firmar en la unidad de correspondencia?

PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

¿Qué documentos recibe la unidad de correspondencia?

La Unidad de Correspondencia verificará firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado de conservación documental.16

¿Qué son las unidades de correspondencia y qué actividades realizan?

La Unidad de correspondencia es la instancia responsable del control y registro de la documentación dirigida y emitida por la Unidad Responsable a la que pertenece y al ser la primera instancia que recibe la documentación es la que debe de conocer los mecanismos para el registro, y manejo efectivo de la correspondencia ...

¿Cuál es la misión de la unidad de correspondencia?

Centralizar la correspondencia tanto interna como externa de la institución para que sea distribuida a las diferentes dependencias facilitando y garantizando que la entrega a su destinatario sea oportuna, rápida y eficaz.

¿Cuál es la correspondencia enviada?

Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una copia al carbón o fotocopia del origen. Correspondencia interna (interdepartamental) es la que incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa.

¿Cuál es la correspondencia interna?

Es la comunicación escrita entre dos o más personas o instituciones.